W jaki sposób ująć w podatkowej księdze towar który został otrzymany przed fakturą dokumentującą jego zakup

Biuro rachunkowe informuje, jak należy prawidłowo ująć w księdze podatkowej towar otrzymany przed fakturą dokumentującą jego zakup:

Co do zasady u podatników, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień w którym ponosi się koszt uzyskania przychodów uważany jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b updof).

W praktyce zdarzają się sytuacje, że podatnik dostaje zakupione towary zanim sprzedawca wystawi fakturę dokumentująca ich zakup. Zgodnie z § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.), zakup towarów handlowych musi być wpisany do podatkowej księgi (przez podatnika prowadzącego samodzielnie tę księgę) niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

W  zaistniałej sytuacji zastosowanie znajdzie jednak § 16 rozporządzenia. Z  jego zapisu wynika, że podatnik zapisu w księdze powinien dokonać na podstawie sporządzonego przez siebie szczegółowego opisu otrzymanego towaru – jeżeli towar handlowy został dostarczony do zakładu (lub dokonano nim obrotu) przed otrzymaniem faktury.

Opis sporządzony przez podatnika powinien zawierać imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość towaru handlowego. Co więcej opis powinien być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła ten towar.

W ten sposób sporządzony opis należy przechowywać jako dowód zakupu i połączyć z nadesłanym następnie rachunkiem (fakturą). Jeżeli wartość podana na fakturze różni się od tej podanej w opisie, różnica ta musi być wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury.

Jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy (specyfikacja ta spełniaja wymogi określone dla opisu) to podatnik nie musi sporządzać opisu.