Akta pracownicze – zmiany 2019

Z nowym rokiem wchodzą w życie przepisy dotyczące skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. W następstwie tych zmian konieczna jest również zmiana rozporządzenia dotyczącego prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Nowe rozporządzenie wprowadza podział akt osobowych na 4 części:

1. Część A akt osobowych
W części A mają być przechowywane oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie. Ponadto w tej części mają się znaleźć skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia.

2. Część B akt osobowych
W tej części mają się znajdować oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu całego zatrudnienia pracownika.

Katalog dokumentów i oświadczeń w części B akt osobowych jest otwarty i pracodawca będzie mógł zgromadzić inne dokumenty, które są niezbędne do dokumentowania zdarzeń w trakcie trwania zatrudnienia pracownika.

3.Część C akt osobowych
W części C akt osobowych będą znajdować się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Aktualnie przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek usunięcia z akt osobowych zawiadomienia o nałożeniu na pracownika kary porządkowej po roku nienagannej pracy.

4.Część D akt osobowych
W tej części mają się znajdować oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (m.in. kopia wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji).

Oprócz akt osobowych, pracodawca będzie musiał prowadzić ewidencję czasu pracy i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, np. kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą czy kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.